حسابات مستحقه الدفع

الحسابات المستحقة الدفع: هي الأموال المستحقة من قبل الشركة لمورديها المبينة كخصوم علي الميزانية العمومية للشركة. وهو يختلف عن التزامات للإشعارات المستحقة الدفع، وهي ديون تنشأ عن وثائق صك قانوني رسمي.

نظرة عامه

تسجل الحسابات المستحقة الدفع في دفتر الأستاذ الفرعي للحسابات الدائنة في الوقت الذي يتم فيه دفع فاتورة للدفع. ويعني ذلك انه تمت الموافقة علي الفاتورة للدفع وتم تسجيلها في دفتر الأستاذ العام أو دفتر الأستاذ الفرعي كمسؤوليه معلقه أو مفتوحة لأنه لم يتم دفعها. وغالبا ما تصنف المبالغ المستحقة الدفع علي انها المدفوعات التجارية، والمبالغ المستحقة الدفع لشراء السلع المادية التي يتم تسجيلها في المخزون، وحسابات الدفع، والمدفوعات لشراء السلع أو الخدمات التي يتم انفاقها. الأمثلة الشائعة لحسابات الدفع هي الإعلانات والسفر والترفيه واللوازم المكتبية والمرافق. والحسابات المستحقة للدفع هو شكل من أشكال الائتمان التي يقدمها الموردون لعملاءها من خلال السماح لهم بدفع ثمن المنتج أو الخدمة بعد ان تم استلامها بالفعل. يقدم الموردون شروط دفع مختلفه للفاتورة. قد تشمل شروط الدفع عرض الخصم النقدي لدفع فاتورة في غضون عدد محدد من الأيام. على سبيل المثال، 2% ، تعني عبارة Net 30 ان الدافع سيخصم 2% من الفاتورة إذا تم الدفع في غضون 30 يوما. إذا تم الدفع في يوم 31 ثم يتم دفع كامل المبلغ. ويشار إلى هذا أيضا ب2/10 صافي 30. 2.

وفي الأسر المعيشية، تكون الحسابات المستحقة الدفع عاده فواتير من شركه الكهرباء، وشركه الهاتف، وتلفزيون الكابل أو خدمه طبق الأقمار الصناعية، واشتراك الصحف، وغير ذلك من الخدمات المنتظمة. وعاده ما يتعقب أصحاب المنازل ويدفعون علي أساس شهري باليد باستخدام الشيكات أو بطاقات الائتمان أو الخدمات المصرفية عبر الإنترنت. في الأعمال التجارية، وعاده ما يكون هناك مجموعه أوسع بكثير من الخدمات في ملف الحسابات المستحقة الدفع، والمحاسبين أو أمناء الحسابات عاده ما تستخدم برمجيات المحاسبة لتتبع تدفق الأموال في هذه المسؤولية عند تلقي الفواتير والخروج منه عند إجراء المدفوعات. وبشكل متزايد، تستخدم الشركات الكبيرة حلول أتمته الحسابات الدائنة المتخصصة (التي تسمي عادة ePayables) لاتمته العناصر الورقية واليدوية لمعالجه فواتير المؤسسة.

عادة، سيقوم المورد بشحن منتج، وإصدار فاتورة، وجمع الدفع لاحقا. هذا هو دوره تحويل النقدية، أو فتره من الوقت الذي دفعت المورد بالفعل للمواد الخام ولكن لم يتم دفعها في المقابل من قبل العميل النهائي.

عند استلام الفاتورة من قبل المشتري، يتم مطابقتها مع كشف التعبئة وأمر الشراء، وإذا كان كل شيء في الترتيب، يتم دفع الفاتورة. ويشار إلى هذا باسم المباراة ثلاثية الاتجاهات. المباراة ثلاثية الاتجاهات يمكن ان تبطئ عمليه الدفع، التالي قد يتم تعديل الأسلوب. على سبيل المثال، قد تقتصر المطابقة ثلاثية الاتجات علي الفواتير ذات القيمة الكبيرة فقط، أو تتم الموافقة علي المطابقة تلقائيا إذا كانت الكمية المستلمة ضمن نسبه مئوية معينه من المبلغ المصرح به في أمر الشراء. يعالج برنامج أتمته معالجه الفواتير عمليه المطابقة بشكل مختلف اعتمادا علي قواعد العمل التي وضعت في مكان اثناء إنشاء عمليه سير العمل. الحالة الأبسط هي الطريقتين المتطابقتين بين الفاتورة نفسها وأمر الشراء.

الضوابط الداخلية

عادة ما تكون هناك مجموعه متنوعة من الشيكات ضد أساءه الاستعمال لمنع الاختلاس من قبل موظفي الحسابات المستحقة الدفع. الفصل بين الواجبات هو السيطرة المشتركة. في البلدان التي يكون فيها الشيكات المدفوعة مشتركه تقريبا جميع الشركات لديها عمليه موظف مبتدئ وطباعه شيك ومراجعه موظف كبير والتوقيع علي الشيك. في كثير من الأحيان، فإن البرمجيات المحاسبية الحد من كل موظف لأداء الوظائف المعينة لهم فقط، بحيث لا توجد وسيله أي موظف واحد حتى وحده تحكم يمكن بمفرده إجراء الدفع.

وتفضل بعض الشركات أيضا وظائف اضافية كبائعين جدد وإدخال القسائم. وهذا يجعل من المستحيل على الموظف ان يضيف نفسه كبائع ثم يقطع شيكا لنفسه دون التواطؤ مع موظف آخر. يشار إلى هذا الملف باسم ملف المورد الرئيسي. وهو مستودع لجميع المعلومات الهامة حول موردي الشركة. وهي النقطة المرجعية للحسابات المستحقة الدفع عندما يتعلق الأمر بدفع الفواتير.

الاضافه إلى ذلك، تشترط معظم الشركات توقيعا ثانيا على الشيكات التي يتجاوز مبلغها عتبه محدده.

يجب ان يراقب موظفو الحسابات الدائنة الفواتير الاحتيالية. في غياب نظام أمر الشراء، فان خط الدفاع الأول هو مدير الموافقة. ومع ذلك، ينبغي على الموظفين الحسابات المستحقة للدفع تصبح مالوفه مع عدد قليل من المشاكل الشائعة، مثل  «الصفحات الصفراء» التموجات التي الاحتيال المشغلين عرض لوضع إعلان. شعار المشي الأصابع لم يسبق له علامة تجاريه، وهناك العديد من مختلف الدلائل الصفراء علي غرار الصفحات، ومعظمها لها توزيع صغير. وفقا لمقال في الشتاء 2000 الامريكيه الرواتب الجمعية ممارسات صاحب العمل،  «البائعين قد ترسل الوثائق التي تبدو وكانها فواتير ولكن في الطباعة الصغيرة التي الدولة» هذا ليس مشروع قانون. «قد تكون هذه الرسوم لقوائم الدليل أو الإعلانات. في الاونه الاخيره، بدات بعض الشركات إرسال ما يبدو ان الخصم أو استرداد الشيك؛ في الواقع، هو تسجيل للخدمات التي يتم تنشيطها عند إرجاع المستند مع توقيع.»

في الحسابات الدائنة، يمكن ان يؤدي خطا بسيط إلى دفع مبالغ زائده كبيره. يتضمن المثال الشائع الفواتير المكررة. قد تكون الفاتورة في غير محله مؤقتا أو لا تزال في حاله الموافقة عند استدعاء الموردين للاستعلام عن حاله الدفع الخاصة به. بعد أن يبحث موظف الحسابات المستحقة للدفع عن الأمر ويجد انه لم يتم دفعها، يرسل المورد فاتورة مكرره; وفي الوقت نفسه تظهر الفاتورة الاصليه ويحصل علي دفع. ثم تصل الفاتورة المكررة ويحصل بدون قصد علي دفع أيضا، وربما تحت فاتورة مختلفه قليلا.

مراجعه حسابات الدفع

غالبا ما يركز مراجعو الحسابات علي وجود الفواتير المعتمدة وتقارير المصروفات وغيرها من المستندات الداعمة لدعم الشيكات التي تم اقتطاعها. وجود تاكيد أو بيان من المورد هو دليل معقول علي وجود الحساب. وليس من غير المالوف ان تضيع بعض هذه الوثائق أو ان يساء تقديمها بحلول الوقت الذي تجري فيه مراجعه الحسابات. ويجوز لمراجع الحسابات ان يقرر توسيع حجم العينة في مثل هذه الحالات.

وعاده ما يعد مراجعو الحسابات هيكلا قديما للحسابات المستحقة الدفع من أجل فهم أفضل للديون المستحقة علي فترات معينه (30، 60، 90 يوما، وما إلى ذلك). وهذه الهياكل مفيده في العرض الصحيح لكشف الميزانية اعتبارا من نهاية السنه المالية.

أتمتة / Automation

أتمته الحسابات الدائنة أو أتمته الحسابات المستحقة للدفع هو الجهد المستمر من العديد من الشركات لتبسيط العملية التجارية لإدارات الحسابات المستحقة الدفع. وتتمثل المسؤولية الرئيسية لأداره الحسابات المستحقة الدفع في معالجه ومراجعه المعاملات بين الشركة ومورديها. وبعبارة أخرى، فان وظيفة أداره الحسابات المستحقة الدفع هي التاكد من ان جميع الفواتير المستحقة من مورديها تتم الموافقة عليها ومعالجتها ودفعها. وتشمل معالجه الفاتورة تسجيل البيانات الهامة من الفاتورة وإدخالها في النظام المالي أو مسك الدفاتر الخاص بالشركة. وبعد إنجاز ذلك، يجب ان تمر الفواتير من خلال العملية التجارية الخاصة بالشركة لكي يتم دفعها.

هذه العملية واضحة ولكن يمكن ان تصبح مرهقه جدا، خاصه إذا كانت الشركة لديها عدد كبير جدا من الفواتير. وتتفاقم هذه المشكلة عندما تكون الفواتير التي تتطلب المعالجة علي الورق. ويمكن ان يؤدي ذلك إلى فقدان الفواتير، والخطا البشري اثناء إدخال البيانات، وتكرار الفاتورة. وتؤدي هذه المشاكل وغيرها إلى ارتفاع تكلفه كل مقياس فاتورة. الهدف من أتمته أداره الحسابات المستحقة الدفع هو تبسيط عمليه الفوترة هذه، والقضاء علي الخطا البشري المحتمل، وخفض التكلفة لكل فاتورة.

تتضمن بعض حلول الاتمته الحسابات المستحقة للدفع الأكثر شيوعا الفوترة الكترونيه والمسح الضوئي وسير العمل والتتبع عبر الإنترنت وقدرات التقارير وواجات مستخدم الفاتورة الكترونيه وشبكات الموردين وخدمات الدفع وتحليلات الانفاق لجميع الفواتير.

الفوترة الكترونيه يمكن ان تكون أداه مفيده جدا لقسم لحسابات المستحقة للدفع. تسمح الفوترة الكترونيه للموردين بإرسال الفواتير عبر الإنترنت وتوجيه هذه الفواتير ومعالجتها تلقائيا. لان وصول الفاتورة والعرض هو تقريبا فواتير فورية تدفع عاجلا; لذلك، يتم تقليل مقدار الوقت والمال المستغرق لمعالجه هذه الفواتير بشكل كبير. (Financial Operations Networks, 2008) وعاده ما تنطوي هذه الحلول علي شركه طرف ثالث توفر وتدعم تطبيقا يسمح للمورد بتقديم فاتورة الكترونيه لعملاءه للتوجيه الفوري والموافقة والدفع. وترتبط هذه التطبيقات بقواعد البيانات التي تقوم بارشفه معلومات المعاملات بين الشركاء التجاريين. (البنك الأمريكي، سكوت هيس، 2010) قد يتم إرسال الفواتير بعدد من الطرق، بما في ذلك التبادل الكتروني للبيانات، أو CSV ، أو XML ، أو ملفات PDF ، أو قوالب الفواتير عبر الإنترنت. نظرا لان الفوترة الكترونيه تتضمن العديد من التقنيات المختلفة وخيارات الإدخال، فهي فئة مظلة لأي طريقه يتم بها تقديم الفاتورة الكترونيا إلى العميل للدفع.

التاريخ

منذ منتصف الستينات بدات الشركات لأقامه روابط البيانات بين شركائها التجاريين لنقل الوثائق، مثل الفواتير وأوامر الشراء. وقاموا، مستلهمين فكره المكتب لاورقي ونقل البيانات بصوره أكثر موثوقيه، بتطوير أول نظم التبادل الكتروني للبيانات. وكانت هذه النظم فريدة بالنسبة للشركة المعنية التي طورتها، مما يعني انه كان من الصعب نشرها عبر عدد كبير من الشركات. وإدراكا لهذا، فان لجنه المعايير المعتمدة X12 وهي مؤسسه معايير تحت مظلة الاستعدادات التي تجريها المنظمة لتوحيد عمليات التبادل الكتروني للبيانات. ونتج عن ذلك ما يعرف اليوم بالمعيار ANSI X12 EDI. 11 .

وظلت هذه هي الطريقة الرئيسية لتبادل بيانات المعاملات بين الشركاء التجاريين لما يقرب من 3 عقود. جاءت التسعينات مع التقدم في تكنولوجيا الإنترنت. بدات الشركات تظهر تقدم تطبيقات الويب واجهه المستخدم أكثر قوه مع الوظائف التي تلبي كل من المورد والعميل. هذه التطبيقات الجديدة علي شبكه الإنترنت تسمح لتقديم الفواتير الفردية علي الإنترنت، فضلا عن تحميل الملفات EDI. بالاضافه إلى الطرق الأخرى لتحميل الملفات بما في ذلك CSV و XML. تسمح هذه الخدمات للموردين بتقديم الفواتير لعملاءهم للمطابقة والموافقة عبر تطبيق ويب سهل الاستخدام. ويمكن للموردين أيضا ان يروا تاريخا لجميع الفواتير التي قدمواها لعملاءهم دون الوصول المباشر إلى أنظمه العملاء. وذلك لأنه يتم تخزين كافة معلومات المعاملات في مراكز البيانات الخاصة بشركه الطرف الثالث التي توفر تطبيق الفوترة علي الويب. يمكن تنظيم هذه المعلومات الملكية من قبل العميل من أجل التحكم في مقدار معلومات المعاملات المسموح للمورد بمشاهدتها. (على سبيل المثال، تواريخ الدفع أو معلومات التحقق).

ومع تقدم الشركات في العصر الرقمي، يتحول المزيد والمزيد إلى خدمات الفوترة الكترونيه لاتمته إدارات حساباتها المستحقة الدفع. حتى ان البعض يعتقد انه معيار صناعي في المستقبل القريب. ووفقا لتقرير صادر عن فريق GXS في 2013، فان أوروبا تعتمد تشريعات حكوميه تشجع الشركات علي اعتماد ممارسات الفوترة الكترونيه. والولايات المتحدة ليس لديها مثل هذه التشريعات بعد ولكنها تعترف بقيمه هذه التكنولوجيا. وقدرت وزاره الخزانة الامريكيه ان تنفيذ الفوترة الكترونيه عبر الحكومة الفدرالية بأكملها سيخفض التكلفة بنسبه 50% سيوفر $450,000,000 سنويا.

مع زيادة توافر الحلول الروبوتية، والشركات هي القيادة تحسين عمليه في AP أكثر من ذلك. من خلال تطبيق أتمته العمليات الروبوتية من النهاية إلى النهاية أو الجيش القومي الرواندي لأداره حساباتهم المستحقة الدفع، يمكن للمؤسسات تسريع سرعه معالجه الفواتير ودقتها مع تحسين التكاليف التشغيلية. وتفيد بعض المنظمات بأنها تمكنت، من خلال تنفيذ الجيش الرواندي الخاص، من القضاء تماما تقريبا علي التدخل البشري من عمليه AP ، مما وفر 65 في المائة إلى 75 في المائة من الوقت الذي أنفق سابقا علي المعالجة اليدوية.