بوابات المؤسسات

تعريفها

تعرف بوابات المؤسسات بـ بوابات مؤسسات المعلومات أو بوابات الشركات . وهي أحد أنواع البوابات الإلكترونية والتي تمثل إطار موحد لدمج المعلومات والأفراد و العمليات على المؤسسات عبر حدود تنظيمية توفر نقطة وصول موحدة آمنة ، وهي واحدة من أكثر الوسائل شيوعا في المؤسسات التي يمكن أن تسمح لمستخدميها من موظفين و عملاء وشركاء الشركة في البحث والوصول إلى المعلومات عن طريق تسجيل الدخول إلى الشركات واسترجاع معلوماتها و تاريخها وغيرها من الخدمات أو الموارد البشرية .

السمات المميزة لبوابات المؤسسات

• المركزية : بوابات المؤسسات توفر نظام مركزي في إدارة المحتوى ، فهو يحتوي على نطاق واسع من المعلومات المتعلقه بالشركات وإمكانية الوصول إلى تطبيقات الإنترنت . نظام المعلومات المركزي هذا يتيح للعملاء والموظفين سهولة الوصول إلى المعلومات كالتقارير ، استمارات الطلب و وثائق السياسة . وعلاوة على ذلك فإنه من السهل على الأفراد داخل الشركة تحديث أو تعديل المحتوى بشكل مستمر .

• زيادة الإنتاجية والربحية : كما هو معروف في نطاق الأعمال فالوقت والمعلومات بمثابة المال . لذا فإن ماتوفره البوابات من مركزية و تنظيم جيد لنظم المعلومات يساعد الموظفين في الحصول على الاستجابة السريعة والمعلومات ،والتي بدورها تزيد من إنتاجية الموظفين . إضافة إلى ذلك ، تمكن للعملاء سهولة الوصول إلى المصادر والتي قد تزيد من مصادر العملاء للشركة .

• توفير منطقة آمنة: بوابات المؤسسات تمتلك سمة مميزة وهي توفير منطقة آمنة للمستخدمين المصرح لهم ( إما فريق كامل أو شريك محدد ) فقط هم من تسمح لهم بالوصول إلى المعلومات المقيدة.

نجاحها

يعتمد نجاح البوابات على التكامل والإندماج بين الأنظمة الأمامية والخلفية للمؤسسة ، أيضاً يعتمد على مدى اندماج البوابات مع معلومات المؤسسة وعمارتها.

أشكالها

بوابات المؤسسات (أو الشركات) لها أن تظهر في أشكال مختلفة عديدة ، ويعتمد هذا على مسؤوليات العمل لكل شخص يصل إلى البوابة ، على سبيل المثال بوابة الموظف تسمح للموظفين الوصول عبر الإنترنت إلى جميع العمليات والأنظمة وقواعد البيانات التي يحتاجها الموظف لإتمام المسؤوليات الوظيفية المناطه عليه ، وذلك مع توفير أمن كامل و جدار حماية يؤمن الحماية الكاملة للمعلومات .

مميزاتها الأساسية

1- إدارة المحتويات والمستندات : وهي الخدمات التي تدعم مايسمى بـ دورة الحياة الكاملة لإنشاء المحتويات والمستندات ، وتوفير آليات عديدة للتأليف والموافقة عليها والتحكم في الإصدار وقرارات النشر .

2- نقطة دخول واحدة : بوابات المؤسسات توفر خاصية الدخول الموحد للمستخدمين إلى كافة الأنظمة المختلفة ، بحيث يتطلب من المستخدم التعريف بنفسه مرة واحدة فقط ، ومن ثم ياتي دور قوائم التحكم بالوصول في إدارة العمليات بين محتويات البوابات و الخدمات عبر بوابات قواعد المستخدمين .

3- المشاركة: بإمكان أعضاء البوابة الاتصال بشكل متزامن (عن طريق الدردشة أو المراسلة) ، أو غير متزامن من خلال مواضيع النقاش ، المنتديات والمدونات المتاحة .

4- التكامل : وهو اتصال العمليات والبيانات من أنظمة مختلقة ومن ثم إخراجها في مكونات جديدة .

5-الاتحاد : هذا يعني التكامل والاندماج للمحتويات التي توفرها البوابات الأخرى ، والتي غالباً ماتنتج من خلال استخدام الشبكة العالمية لخدمات البوابات البعيدة أو التقنيات المشابهه الأخرى .

6- التخصيص : تمكن البوابات مستخدميها من تخصيص الشكل والمظهر لبيئتهم . وذلك عن طريق تحرير و تصميم مواقعهم الخاصة على الإنترنت والتي تعكس شخصياتهم وأسلوبهم الخاص ، كما يمكنهم اختيار المحتوى والخدمات المحددة التي يفضلونها.

7- الاستحقاق : يستطيع إداريو البوابات الحد من الوصول لبعض المحتويات والخدمات الخاصة التي يستطيع المستخدمون الوصول إليها عادةً . على سبيل المثال ،المعلومات السرية للشركة يمكن أن يخصص الدخول إليها لموظفي الشركة فقط.

8- البحث : بإمكان المستخدمين إجراء عمليات بحث لمحتويات البوابات باستخدام محركات البحث الخاصه بها .

&

التحديات التي تواجه بوابات المؤسسات

* التكلفة العالية : إن عملية توفير مواقع انترنت عديدة و بوابات مختلفة للمستخدمين والموظفين والشركاء مكلفة للغاية ، مما يجبر الشركات على إنفاق مبالغ ضخمة عليها ، في سبيل تحقيق بوابة واحده مستقرة لهم .

* التعارض : رغم أن العديد من الأعمال تتطلب بيئة ويب واحدة ومتكاملة لتغطي جميع المعلومات والتطبيقات التي تسهل على الموظفين والشركاء والعملاء إيجاد المعلومات منها وعرضها ، إلا أن الشركات عادة لاترغب في إنفاق تكلفة ضخمة في سبيل تغيير البنية التحتيه الحالية الخاصة بهم وإدخال أنظمة أكثر تقدماً .

* منصات قديمة : العديد من الشركات تستخدم منصات تطويرية قديمة ، كما أنها تولي اهتماماً غير متكافيء حول أنظمة المعلومات الخاصة بهم -الخارجية تحديداً - ، مما يجعل العملاء و الموظفين غير قادرين على إيجاد المعلومات الكافية أو التطبيقات التي يريدونها وهذا قد يخسر الشركات فرصاً عديدة لجذب العملاء .